読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる

吉祥寺.pmの運営の仕方

f:id:kichijojipm:20160718230627j:plain

2014年のリジェクトコン(YAPC::Asiaに採択されなかったトークの発表イベント)会場での会話から偶然始まったテックトークイベント「吉祥寺.pm」ですが、気がつけば1年半も続いていて、もうすぐ8回目の開催も近づいてきました。

細かいノウハウも溜まってきたので、一度これまでの運営を書き残しておきます。

コンセプトを決める

イベント会場での勢いで始めることにしたイベントですが、本当にやるならちゃんとやろうと、最初にコンセプトを決めました。

意外と最初に考えた通りのコンセプトでずっと続いているので、コンセプト大事。

  • (.pmとついているけど)トーク・LTの内容は、Perlに拘らない

    Perlだけだとネタもそんなに続かないので、YAPC::Asiaの例にならって、特にPerlには拘っていません。開催案内を出すときにテーマを設定してトークとLTを募集するのですが、特に内容をチェックしたりとか、リジェクトすることはしていません。一応テーマが有るとそれなりの流れ、みたいなものができます。

  • 平日の夜に開催

    週末開催のイベントに行けない人も多いので、平日の夜開催としています。

  • 東京の西側で開催

    Hachioji.pmの盛り上がりを見ても、西側にはイベント好きな技術者が多いのでは?という仮説と、交通の便の良さ(中央線と、京王井の頭線で移動できる)から吉祥寺で開催しています。

    実際には五反田近辺から参加してくれる方が多数いて、あまり西側という感じでもないですが。

  • Kichijojipm-miniの開催

    吉祥寺.pm本編とは別に5〜6人で集まって、コードリーディング会や、技術書の読書会など、全員が喋れる形式のKichijojipm-miniを並行して月一回ペースで開催しています。

    これはトークやLTを一方的に聞くのも良いのですが、やはり発言した方が持ち帰るナニカが有るのでは?ということで、定期的に開催しています。

イベントの賛同者を集める

 コンセプトが決まったら、いきなりイベントを開催するのではなく、賛同者を募ってみてイベントの需要を確かめます。とくにコンセプトが共感を得られるか?という点を誰かに確認してもらうことが大事です。

 吉祥寺.pmは、twitterで告知して最初に集まっていただいた方にイベントについて意見をいただきました。

イベント告知サイト、Twitterアカウントなどのコミュニケーションチャネルを用意

以下の3つを用意しました。

開催日程を決める

吉祥寺.pmは、一般的なIT勉強会でよくあるトーク15分とLT5分、というスタイルを取っています。

開催頻度は3ヶ月に一回としていますが、これ以上短いと個人開催では負担が大きくなりますね。

開催場所を決める

吉祥寺.pmは初回を除いて、毎回武蔵野公会堂の会議室を使っています。

公共の会議室は安く借りられるところが多いです(条件が有ったり、手続きは若干面倒ですが)。元々Perl Beginnersを参考にして始めたので、公共の会議室ばかり使っていますが、ネットワーク環境が使えないところが悩みの種です。

参加者を募集する

最初はatndを使っていました。

最近は早くからグループ機能が有るconnpassに移っています(今ではatndにもグループ機能が有りますね)。

トークは15分と長めで、勝手に募集だけして埋まることも無いので毎回今までイベントで気になる発表をしている人などに声をかけてお願いしています。

イベントを主催する最大のメリットは、自分が話を聞いてみたいに人に堂々と声をかけられることなのではないかと思っています。

LTは吉祥寺.pmで初めて人前で話す、という方が多いです。

参加者は他のイベントなどで自分でLTやったときに告知したり、懇親会などに出て話すと増えて、そうゆう活動ができない時は減ります。それでも割と毎回20人前後の参加者で推移しています。

収支

吉祥寺.pmで使っている武蔵野公会堂の会議室は、夜間利用だと4300円。それにプロジェクタのレンタル代1500円の計5800円かかっています。

イベントの参加費としては徴収していませんが、会場費用のカンパをお願いしていて、毎回ほぼかかった実費分はカバーできています。

あまり厳密には計算していませんが、だいたい懇親会の自分の飲み代の負担くらいで収まっている感じです。

開催までのフォロー

定期的にTwitterで告知するほか、他のイベント(Gotanda.pmとか)にLTで参加したときに告知したりします。

事前準備

最近は自分が発表する事も無いので、運営に専念していますがイベントのオープニング用スライド(テーマ、タイムテーブル、当日の注意事項、懇親会の会場案内)と、もしものときのためのLTネタくらいを前日までに用意しています。

当日の進行

開始の30分くらい前には会場に到着し、設営を行います。といっても、事務室で借用したプロジェクタの設置と、写り具合の確認程度です。

当日は主催者としては、ひたすらタイムキープに専念しています。スピーカーの方々の協力も有り、時間を大幅に超過したり、余ったり、といったことはなく終わっています。

残念なことに主催者としては、タイムキープに集中しすぎて、トークやLTの内容があまり頭に入ってこないので、あとでアップされたスライドで発表内容を確認することが多々あります。

あとは遅れて参加する方を案内する程度です。

リアルタイムでtweetすることも有りますが、あまり多くはできないですね。

懇親会

イベントが終わったら、引き続き懇親会を行います。吉祥寺という土地柄から、開催場所の近くには良い感じの(大手チェーン店ではないような)居酒屋が多数有るので、会場から遠くない場所で順番に使っています。

ただし、懇親会の参加者が20名を越えると、場所の確保が厳しくなってきます。

あと、どうしても当日のキャンセルが出るので、少し少なめの人数で予約しておきます。これまでは減って、増えて、結局トントンでいつも奇跡のように予約した人数の通りに収まっています。

他のイベントのキャンセル状況とか見ていると、懇親会の予約が一番冷や冷やしますね。

終わった後のフォロー

  1. スライドのアップ

発表いただいた方には、スライドのアップをお願いします。アップされたスライドは、イベントブログや、connpassのスライドリンク機能でシェアします。

  1. 感想ブログのフォロー

感想ブログを書いていただいた場合は、Twitterや、イベントブログでシェアします。

  1. 振り返り

一人で運営しているので振り返りといっても個人的なメモだけですが、KPT(Keep, Problem, Try)で簡単にまとめを行います。

おわりに

意外と始めてみると続いていくものです。とにかく色々な人に会えて人脈も広がるので、若い人ほどイベントを立ち上げると良いな、と思います。

f:id:kichijojipm:20160718230635j:plain

なお、次回吉祥寺.pm8は、7/29開催です。

http://kichijojipm.connpass.com/event/34598/